Ministarstvo vanjskih poslova BiH

Ključne preporuke:

1 Ministarstvo je dužno osigurati da na sistematizovanim poslovima gdje postoje značajni rizici poslovanja budu zaposlene kompetentne osobe u punom kapacitetu i u kontinuitetu. P

2 S obzirom na rizike koji se mogu javiti u postupanjima koja nisu predviđena okvirom državne službe, Ministarstvo, pored Kodeksa ponašanja državnih službenika preuzetog od Agencije za državnu službu, treba razmotriti mogućnost donošenja pravila ponašanja diplomata i drugih zaposlenih u službi. P

3 Ministarstvo je dužno osigurati da se uredsko poslovanje vrši na jednoobrazan način. P 

4 Ministarstvo je dužno poštovati propisane rokove za dostavljanje izvještaja o izvršenju budžeta. N

5 Ministarstvo treba nastaviti sa kvalitativnim unapređivanjem sadržaja bilješki uz finansijske izvještaje u cilju detaljnijeg izvještavanja o bitnim promjenama tokom godine i stanju imovine i obaveza Ministarstva na 31.12. tekuće godine. P

6 Ministarstvo treba detaljno analizirati dokument na osnovu kojeg se vrši naplata konzularne takse i sačiniti kvalitetan popis taksi koje se naplaćuju u DKP mreži s jasno definisanim postupanjem u DKP-ovima. P 

7 Ministarstvo je dužno vršiti redovan transfer naplaćenih konzularnih taksi u skladu s Instrukcijom Ministarstva finansija i trezora BiH o načinu evidentiranja uplata i administrativnih taksi i naknada izvršenih putem diplomatsko-konzularnih predstavništava BiH uz kontrolu stanja novčanih sredstava na konzularnim računima DKP-ova. P

8 Ministarstvo treba kvartalno vršiti sravnjenje izvršenih uplata i evidentiranih prihoda po pojedinim DKP-ovima s Ministarstvom finansija i trezora BiH u skladu s navedenom Instrukcijom. P 

9 Ministarstvo je dužno da prijem donatorskih sredstava realizuje na osnovu dokumenta donatora kojim se može potvrditi iznos uplaćenih sredstava i njihova namjena. N

10 Ministarstvo je dužno primjenjivati propise koji se odnose na angažovanje, evidentiranje i plaćanje zaposlenih prilikom prekovremenog rada, što uključuje i preraspodjelu radnog vremena kada god je to moguće, na način kako je to predviđeno važećom odlukom Vijeća ministara BiH. P 

11 Ministarstvo je dužno da odobravanje plaćenog odsustva za vjerske praznike zaposlenim vrši u skladu sa Zakonom o radu u institucijama BiH. N

12 Ministarstvo je dužno da napredovanje zaposlenih u viši unutrašnji platni razred vrši u skladu s Metodologijom za raspoređivanje zaposlenih unutar platnog razreda, poštujući sve odredbe navedenog akta. N 

13 Ministarstvo treba da uskladi klase motornih vozila prema važećem Pravilniku o službenim vozilima za specijalizovane namjene Ministarstva i diplomatskokonzularnih predstavništava. N

14 Ministarstvo treba donijeti interni akt o načinu vođenja evidencije o korištenju vozila u skladu sa važećim Pravilnikom o uslovima nabavke i načinu korištenja službenih vozila u institucijama BiH. N

15 Ministarstvo je dužno kod procesa upotrebe službenih vozila osigurati uredno i dosljedno vođenje svih evidencija o upotrebi vozila koje predstavljaju osnovu za praćenje i kontrolu troškova te potvrdu namjenskog korištenja vozila. P

16 Potrebno je da Ministarstvo analizira postojeće stanje, napravi plan aktivnosti te zauzme proaktivan stav za realizaciju raspoloživih sredstava za višegodišnje projekte. P

17 Ministarstvo je dužno kratkoročna potraživanja evidentirati u skladu s Pravilnikom o računovodstvu s računovodstvenim politikama i procedurama za korisnike budžeta institucija BiH. P

18 Potrebno je, u saradnji s Ministarstvom finansija i trezora BiH, utvrditi način evidentiranja izdataka po osnovu plaća i naknada zaposlenih iz Ministarstva sigurnosti BiH koji su privremeno s radnopravnim statusom u ovom Ministarstvu. P

19 Potrebno je da Ministarstvo sačini analizu dokumentovanosti, strukture i ročnosti potraživanja te provede neophodna knjiženja u cilju iskazivanja tačnih bilansnih pozicija u finansijskim izvještajima. P

20 Potrebno je da Ministarstvo, u saradnji s Ministarstvom finansija i trezora BiH, riješi pitanje salda na kontu razgraničenih prihoda (kursne razlike). P

21 Ministarstvo treba sve nekretnine koje su dodijeljene Bosni i Hercegovini u postupku sukcesije imovine bivše SFR Jugoslavije  evidentirati u poslovne knjige Ministarstva. P

22 Za sve viškove sredstava utvrđene popisom potrebno je utvrditi vrijednost i iste evidentirati u poslovne knjige. P 

23 Ministarstvo treba razmotriti dalji status opreme koji nije stavljen u funkciju i u skladu s tim donijeti odgovarajuću odluku. N 

24 Potrebno je da Ministarstvo, prilikom evidentiranja transakcija i knjigovodstvenih promjena u Glavnoj knjizi, osigura potpuno poštovanje računovodstvenih pravila i principa kako bi iskazana salda na bilansnim pozicijama bila tačna i odražavala stvarno stanje. P

25 Ministarstvo treba stavke knjižene na kontima razgraničenih rashoda zatvoriti u toku godine, a nezatvorene stavke evidentirati kao vanredni prihod institucija BiH. P

26 Ministarstvo treba okončati aktivnosti na usaglašavanju stvarnog i knjigovodstvenog stanja sredstava i obaveza shodno donesenim odlukama rukovodstva nakon popisa i utvrđenim rokovima, kako bi popis sredstava i obaveza za sljedeću godinu bio proveden u skladu s važećim propisima te kako bi bio efikasan i svrsishodan. P

27 Ministarstvo treba nabavku i trošenje obrazaca stikera viza i putnih listova evidentirati putem konta zaliha. N 28 U procesu zapošljavanja Ministarstvo treba osigurati poštovanje principa transparentnosti. N

29 Ministarstvo je dužno da raspoređivanje državnih službenika na upražnjena radna mjesta vrši u skladu sa relevantnim propisima. P 

30 Preporučujemo Ministarstvu da uspostavi jasne i transparentne kriterije za napredovanje i interno premještanje zaposlenih. P

31 Ministarstvo treba osigurati da se ugovori o djelu zaključuju samo u izuzetnim slučajevima i to za poslove koji su privremenog karaktera i koji se ne mogu smatrati poslovima sistematizovanih radnih mjesta. P

32 Ministarstvo je dužno postupke nabavki pokretati i provoditi u skladu s Planom nabavki i utvrđenom dinamikom kako bi isti bili okončani prije isteka prethodnih ugovora. P 

33 Ministarstvo je obavezno da dosljedno primjenjuje Zakon o javnim nabavkama i postupak iz razloga krajnje hitnosti provodi u okolnostima kojima se opravdava izuzetna hitnost, uz blagovremeno planiranje nabavki. N

34 Ministarstvo treba provoditi proceduru nabavke usluga interneta i zanoviti stare ugovore. P

35 Nabavke u DKP-ovima trebaju biti realizovane u skladu s važećim propisima koji regulišu oblast nabavki. P 

36 Ministarstvo je dužno pratiti realizaciju okvirnih sporazuma/ugovora u pogledu isteka ugovora i pravovremenog pokretanja novih procedura javnih nabavki te kontrole fakturisanih cijena. P

37 Ministarstvo treba, osim finansijskog, uspostaviti i količinsko praćenje zaključenih ugovora što će biti osnova za kvalitetnije planiranje u narednom periodu. N

38 Preporučujemo Ministarstvu da, kod angažmana stranih državljana u DKP-ovima, ima u vidu i zakonske odredbe iz oblasti radnog prava zemlje domaćina te izbjegne moguće sudske sporove pred stranim sudovima. P 

Napomena:

• 27 ponovljenih preporuka
• 11 novih preporuka